Coprolib’ : logiciel de gestion de copropriété pour syndics bénévoles

D’après les statistiques de l’ANIL et de l’ARC, un nombre important de copropriétés en France ne sont pas gérées par des syndics professionnels (entre 50 000 et 100 000 selon les estimations). La proportion est plus importante dans les copropriétés de petite et moyenne taille (38 % des copropriétés de moins de 10 logements).

Sans apporter une critique systématique (et donc injuste) aux syndics professionnels, il est légitime, en particulier pour une copropriété de petite taille, d’envisager l’alternative d’une gestion autonome, c’est-à-dire avec un syndic bénévole ou en syndicat coopératif. Cette démarche, si elle est bien réfléchie et si elle est menée en concertation avec tous les copropriétaires, est en général récompensée par des gains importants en termes d’économie,  de réactivité et de bon voisinage.

Un syndic, même non-professionnel, doit mettre en place une organisation de ses dossiers, établir un mode de fonctionnement avec le conseil syndical, se constituer un réseau de contacts et d’intervenants (entreprises, experts…) et s’équiper d’outils informatiques adaptés à sa gestion, sa comptabilité et sa communication avec les copropriétaires.

Les logiciels conçus par des éditeurs professionnels s’adressent principalement aux syndics professionnels, de par leur coût (investissement amortissable uniquement si on gère un grand nombre de copropriétés), leur architecture (installation multi-postes en réseau local) et leur ergonomie (conçue pour des comptables). Pour le syndic bénévole il y a une multitude d’outils divers, souvent à base d’Excel, en général peu chers voire gratuits, mais très limités en fonctionnalité (les calculs de répartition de charges et éventuellement les états comptables de clôture d’exercice, mais sans vraiment traiter les cas particuliers), et d’une ergonomie également limitée et peu intuitive (du fait de la structuration et du manque de fluidité inhérents à une application développée sous Excel, et du fait également d’un manque d’investissement de la part du développeur sur l’aide en ligne, les contrôles de saisie, la navigation, les performances…).

Coprolib’ vient combler le fossé entre ces deux gammes d’outils, en proposant une solution de qualité professionnelle, conçue par des professionnels de l’édition de logiciel, mais avec un coût adapté à une copropriété, une architecture internet (qui évite les problèmes d’installation, de comptabilité de versions, de mises à jour…, et offre une accessibilité aux services depuis n’importe où et même à plusieurs utilisateurs pour une même copropriété) et une ergonomie conçue pour des non-professionnels de la comptabilité (en guidant l’utilisateur dans ses actes de gestion et en l’assistant via de nombreux tutoriels), tout en garantissant le respect des normes comptables et de la législation en vigueur.

Le syndic peut gérer ses budgets et appels de fonds, enregistrer les dépenses de charges courantes et de travaux, les avances, les mutations, suivre son journal de banque… Il prépare les assemblées à l’aide du logiciel (convocation), suit le déroulement de la réunion dans le logiciel (présence, résolutions, votes) et le logiciel génère le procès-verbal. Enfin le service Coprolib’ offre un espace collaboratif aux copropriétaires pour consulter leur relevé de compte, échanger des idées, consulter des informations publiées par le syndic et télécharger des documents mis à leur disposition par le syndic.

Ce logiciel convient aussi bien aux copropriétés de toute taille (de moins de 5 lots à plus de 100 lots). Il est commercialisé sous la forme d’un abonnement annuel, la tarification étant dégressive en fonction de la taille de la copropriété. L’éditeur du logiciel propose également des prestations d’assistance au démarrage (configuration du logiciel, reprise des données…) à la demande.

En savoir plus sur Coprolib’ : http://www.coprolib.com

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