Pourquoi un formulaire d’état des lieux ?

L’état des lieux permet, au propriétaire et au locataire, de faire valoir leurs droits respectifs à la fin du bail. Il permet également de vérifier si le locataire a pris soin du logement, et qu’il s’est acquitté de ses obligations en matière de réparation et d’entretien courants.

La comparaison de l’état du logement, à l’aide du constat entre le début et la fin de la location, va faire ressortir les dégradations éventuelles, susceptibles d’être mises à la charge du locataire. D’où la nécessité de bien faire apparaître dans ce document la description au plus juste de l’état de tous les éléments visités. Elle va déterminer si le dépôt de garantie versé par le locataire au début du bail lui sera restitué en totalité ou après prélèvement du montant nécessaire aux réparations éventuelles.

La loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 invite à systématiser l’élaboration du constat dans les opérations de location de logement. Ces dispositions légales ont pour but d’éviter, en fin de bail, les contentieux qui peuvent survenir entre propriétaire et locataire, à propos de l’état du logement loué. Il est annexé au contrat de location.

Quand doit-il être établi ?

Il est établi au début du bail. Il est conseillé de le rédiger et de le signer au moment de la remise des clés du logement au locataire.

A la sortie il est établi à la fin du bail. Le logement doit être entièrement vide et les clés restituées. Il est important d’établir de nouveau un constat de sortie dans les plus brefs délais. En effet, s’il est daté de plusieurs mois après le départ du locataire, ce document perd sa force probante.

Par qui est il établi ?

La loi prévoit qu’il soit « établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles ». En d’autres termes, les deux parties (ou leur représentant mandaté) s’entendent sur la description de l’état du logement, s’accordent sur les constats dressés et procèdent à la signature de ce document.

En général, pour le formulaire, c’est le propriétaire ou l’agence de location qui conduit l’opération, sous le contrôle attentif du locataire. Celui-ci peut émettre des réserves s’il estime que les constats ont été dressé dans des conditions inadéquates : Par exemple, si le logement n’est pas alimenté en électricité pendant le déroulement de l’état des lieux (panne, abonnement interrompu,…) le locataire est fondé à émettre des réserves, en particulier en ce qui concerne le fonctionnement des appareils électriques.

Chacune des parties est libre de mandater un tiers pour effectuer cette opération à sa place et en son nom. Ce mandat est généralement donné à un agent immobilier, un huissier, ou tout autre professionnel, qui apporte sa compétence et son expérience à l’établissement du constat. La partie qui fait appel à un professionnel supporte seule les frais qui en résultent.

Si le modèle ne peut être établi contradictoirement et amiablement, la loi prévoit qu’il est alors dressé « sur l’initiative de la partie la plus diligente, par un huissier de justice à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire ». Ainsi, en cas de désaccord entre les parties par exemple, ou d’absence de l’une des parties, c’est un huissier qui établit le modèle d’état des lieux, aux frais partagés des deux parties.

Lorsque l’une des parties fait obstacle à l’établissement du document (par négligence, refus, indisponibilité, …) l’autre partie est habilitée à faire appel à un huissier. Dans ce cas, l’huissier avise les parties au moins sept jours à l’avance, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

A la date fixée, l’huissier effectue la visite du logement et consigne par écrit ses constatations. Le constat qu’il dresse s’impose aux deux parties. Le locataire et le propriétaire peuvent toutefois émettre des observations éventuelles.

Mais l’intervention de l’huissier est parfois décidée, d’un commun accord, par le propriétaire et le locataire. Les deux parties s’en remettent ainsi à un observateur externe, pour éviter des discussions interminables, ou des contestations éventuelles, c’est un exemple le plus apprécié.

Les avantages de passer par une société tierce ?

Le fait de passer par une agence de gestion / société spécialisée offres différents avantages.

  • En laissant le soin à un professionnel de l’immobilier de gérer son bien, le propriétaire se garantit une véritable tranquillité.
    – Le propriétaire est déchargé de tous risques (tant au niveau des assurances qu’au niveau juridique). L’agence est responsable en cas de problèmes. En cas de loyer impayé, l’agence utilisera tous les moyens légaux pour récupérer les sommes dues. L’agence immobilière à aussi pour mission de toujours mieux rentabiliser l’investissement locatif et de faire valoir son expertise au propriétaire.
    – L’agence devient le seul interlocuteur auprès du ou des locataires. Elle s’occupe de toutes les affaires courantes (encaissement des loyers, avis d’échéance, quittances de loyer, états des lieux de la location, démarches administratives, résiliation des contrats de location ou encore la gestion des charges locatives). De son côté le propriétaire reçoit des comptes rendus à échéances régulières (bilans, évolutions des réglementations.
  • La solution qui consiste à faire appel à un prestataire spécialisé s’avère particulièrement pratique dans les cas où le propriétaire bailleur habite loin du bien ou de ses biens en location.
  • Idem si il manque de temps pour gérer ses biens.
  • Et aussi dans le cas ou le propriétaire dispose d’un parc immobilier important.

Autre remarque. Cette solution offre également des avantages pour le propriétaire. Ce dernier peut en effet bénéficier de conseils pointus. En cas de problèmes techniques par exemple, c’est l’administrateur de biens qui s’occupe des réparations à effectuer.

Au final, le fait de passer par un service tiers offre donc la tranquillité d’esprit sur le plan administratif et sur le plan juridique. En déléguant, le bailleur n’a plus rien à faire, si ce n’est de faire prospérer son bien immobilier !

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